策划者可从奥运会中学到什么

庆典即将结束时要思考的活动策划要点

对于类似冬季和夏季奥运会这种活动,观众翘首以盼的是被纯粹的体育竞技所感染。但就像花样滑冰以及速度滑冰、滑雪和冰球选手是五环之下当之无愧的明星,体育场之外的景象同样令人叹为观止。

以下一些数字概述了美国在平昌转播冬季奥运会时所动用的资源:

  • 550 台摄像机,2,400 小时的报道(其中 1,800 小时的实时流)
  • 2,500 名员工在平昌开展工作
  • 1,000 名在美国的 NBC Sports 员工进行报道工作
  • 127 英里长度的线缆 
  • 102 次奖牌活动(冬季奥运会史上最多)
  • 89 名 NBC 评论员(需要摄影棚 、美发和化妆服务等)
  • 2 架直升机提供航拍

类似奥运会这种大型活动的策划要点(该做什么和不该做什么)几乎是数不胜数的。随着今年的庆典活动即将结束,在此向活动策划者强调一些学习要点。

专研数字

维持在时间和预算限制内对任何人(不论是策划者、企业还是家庭)而言都是一件难事,所以奥运会组织者知道他们必须事先筹划。这次冬季奥运会主办方通过考察必须从该国最大城市首尔运载到平昌的绝对人数,解决了后勤方面的基线运输问题,并意识到现有的基础设施不够充足。进入韩国高速铁道,该条全新的高速线路每天可运载约 21,000 名乘客,并将两地枢纽的通勤时间降低约 90 分钟。假如他们未能在多年前就有所预见,交通主干线可能会遭遇灾难性的堵塞。

为了效仿他们的成功经验,您需要对活动情况进行尽可能准确的预测。2015《哈佛商业评论》的一篇文章建议,列出三到五个您希望达成的目标。如果那些目标与您手上的各种数字不协调,那么应该优先满足哪些目标呢?有哪些类似平昌奥运会交通运输问题的目标是不能妥协的?装饰主题可以带来美学上的愉悦,没错,但它真的有优质的菜色那么重要吗?

了解您的观众 

运动员的接待和饮食已经需要精细布置,他们通常还有各自的食谱,以确保有充沛的精力在比赛中发挥极高水平。除此之外,还要迎合来自世界各地不同口味的运动员 — 一个地方的运动员的标准与世界上其他运动员的有什么冲突之处。(例如,体操运动员 Louis Smith 曾表示自己在乌克兰看到有羊舌片这道菜。)

故而不列颠哥伦比亚的温哥华2010奥运会因地制宜:该市素有汇聚多国美食的传统,运动员填饱肚子的问题也就自然迎刃而解。通过确保随时供应运动员熟悉且适合赛事的食物,主办方展示了他们对美食在运动员身上所扮演的关键作用的认识。

策划者要点:了解和预测您的受众的需求。向您的与会者供应其熟悉(或特地挑选异域口味)的食物是这里的一个要点,但活动的其他方面也要从中借鉴。礼品香皂和蜡烛可能看起来是一种友好的姿态,或许能让人会心一笑,但对于您的企业和金融客户来说这是否真的必要?

思考客户细微的文化差异,尽量提供普世接受的事物 

当然,主办奥运会并不全然充满难题和挫败。该赛事甚至可以是一次大规模的多元文化盛事。除少数例外情况,以及某些国家间的交恶、战争和不确定的政治局势,各国都秉着纯粹的体育竞赛精神走到一起。

根据《哈佛商业评论》的文章,成功的跨文化活动的关键在于,能意识到文化间的细微差异却不过度拘泥于其中。只需在会议开始很久之前就向与会者清晰传达议程和菜单内容,避免出现意料之外的情况。

Powered By OneLink