故事板助您会议成功

策划者无法预知未来,但这一策略有助于他们更好地预测。

我们清楚:很难做到在活动的各种潜在问题发生前就预料到。灾难准备计划固然能应对意外天气变化,但如果发言人误了飞机或出席者忘了注册信息,又该怎么办呢?策划者不一定能为以上情况做准备,

但完全可以利用故事板来尽量识别出潜在问题。

故事板是电影和广告行业常用的技巧,将广告或视频按逐个场景勾勒出来。对于会议而言,策划者可利用此方法写出或画出整个活动议程(活动的“故事”),以此更直观地审视会议流程。

打个比方,假设您的会议从注册开始。头一步先不要写成“登记”,先想想登记都牵扯到哪些方面。出席者能否通过自助登记系统登记,还是必须通过活动工作人员登记?如果是后者,就必须考虑到注册工作人员过少会造成排长队。因此您有必要制定方案来尽可能减少排长队的情况,还要准备一份应对计划,万一还是排起了长队,可以立刻实施。

从细节层面剖析会议,也许只是策划过程的常规步骤,但正如上文所讲,故事板所需的深度思考使策划者能够预测并改变活动结果。

通过故事板,策划员尤其能够了解以下两方面:

1. 时间管理 

表面上看,忙碌的日程意味着会议将富有成效,但也必须现实地对待时间安排。如果故事板的议程事项让您感到负担过重,那么很可能宾客在活动时也会有同样的不安感。如果您感到日程太密集,或发现太多的大型耗时活动紧密衔接,说明您应该停下来重新考虑一下在会议时间段内到底能开展哪些活动。

2. 出席者体验

出席者会想什么,感受什么,看到什么,听到什么?活动实际上是感官体验,而策划者的任务就是确保不让宾客眼花缭乱。故事板能使策划者拥有出席者的別致视角,因此不妨利用故事板来感受出席者眼中的活动。由于人们的喜好不同,可以让您团队的其他成员也加入到故事板设计之中。

其实这就是一种保证质量的方式:如果大家对会议的某个元素有意见,就说明活动在这一方面需要改进。比如标识是引导出席者穿梭于多房间或多场地活动的重要手段。如果您团队的一些成员看不懂所用的措辞或用语,就应该写明方向,免得出席者也看不懂,甚至走丢。

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