需要杜绝的“会议效率杀手”

下面为您介绍如何快速消除这些因素。

遵照活动议程不仅仅是一项最佳做法,它还关乎您客户的时间(和金钱)。但是,从口袋里不停震动的手机到技术故障,再到第一次出席或组织会议之人的不停打断,您便会知晓,会议中存在着多种浪费时间和金钱的“效率杀手”。

尽管有些时间的浪费无法避免(但您应提前作规划,我们将在下文中进行解释),您可采取各种会议处理方式,以确保尽量减少浪费的时间。下面,我们将介绍四大干扰因素,以及如何防患于未然。

制定目标和明确的议程 

要举办一场活动,您首先需要制定活动目的。但如果您不希望浪费出席者的时间,仅是简单地制定目的,而实现这一目的的过程却模糊不清,这样远非足够。据《福布斯》中为一篇文章称,确保您在会议开始前首先要陈述会议目标,不论是以口头形式还是书面形式。尽管在会议开始前分享目标或活动说明这一过程看似非常简短,但却会占用掉总会议时间的 17 分钟

除在活动之初说明目标外,您还需要向所有出席者提供一份明确的议程(最好在活动之前进行)。但是您的议程版本应与向出席者提供的版本稍有不同,因为您需要将全天或晚上的过渡时间考虑在内。经验法则?在活动、话题或流程之间留出五分钟时间(包括您分配的休息时间)。

过于频繁的问题打断

当提到最令人烦扰的会议麻烦,持续不停的提问者可能会名列这一排行榜的前列。提问不仅会让您和您的演讲者措手不及,还会占用大量的活动时间。当然,这并不是说您要完全取消提问环节。关于如何决定对哪些问题进行进一步探讨或深度回应,《Inc.》杂志中的一篇文章建议您问自己一个问题:“无论发生什么事,无论谈话内容是什么,这对于我们实现所述目标来说真的是最重要的吗?”如果答案是否定的,那么请礼貌地搁置这一提问,并向提问者提议在活动结束后再解答其问题。

……以及取消实际休息时间 

如果活动议程任务繁重,则很有可能会取消实际休息以节省时间。但是据 Mashable 上的一篇文章称,这种希望按时结束活动的善意尝试可能会导致更多的时间浪费。

文章称,大多数人集中精力从事一项任务的时间为一到两个小时,之后便开始感到倦怠,并进入精神疲惫阶段。这时需要进行短暂休息,以便大脑恢复精力,并重新进入高效状态。

休息期间,可鼓励出席者进行一些与当前从事任务完全相反的活动,不论是短暂冥想、与爱人打通电话、外出散步或单纯在附近休息室的沙发上休息放空(或小憩)。

数字化干扰

在我们科技高度发达的社会中,摆脱手机、平板电脑或笔记本电脑的活动非常罕见。但是,这些“如影随形”(画面感十足)的设备可能会严重影响您的会议效率。CareerBuilder 网站上的一篇调查显示,超过 2,000 位招聘主管称数字化干扰是最糟糕的“效率杀手”之一,其中有 52% 将最大干扰因素归咎于手机。

但是,据一篇文章称,造成这一问题的并非是手机本身,而是人们控制不住分神做其他事的渴望。尽管在会议中完全禁用数字设备并非总是最佳做法,但您应尽量在策划员的职责范围内,使活动保持简洁、明确、互动和协作,而不应全程充斥着独角演讲。如果出席者开始分神做其他事,这可能意味着他们感到厌倦或无法进行协作。

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