策划者必备的协作者

策划者打造成功活动所需的投入

策划一场活动需要集众人之力,这种说法稍显保守。组织一场成功的会议需要一支具备各领域专业技能的强大综合团队。尽管每位协作者都具有同等重要性,但来自财务和技术合作伙伴的投入往往是决定活动成功与否的关键。

原因如下。

明智的预算策略

在做任何决策之前通常会先询问的问题是:“这与会议目的一致吗?”第二个问题:“我们的预算足够吗?”

不存在没有限制的预算,而预算是制定决策的关键——财务策划者可帮助确保将每元钱都用在刀刃上。不遵从预算管理者的建议,您的会议恐怕要面临财务困扰。

除了资金整体监管外,财务协调者还可分享过去的预算信息。比如说,曾有预算和目的相似的会议,将预算重点放在了餐饮方面。如果宾客反馈显示出席者喜欢会议食物,但也希望会议能更具深度,策划者就知道他们应该在寻找合适的发言人和组织会议活动上分配更多预算份额。

下面谈谈技术

紧跟科技趋势是会议策划者面临的主要挑战之一来自技术供应商的建议愈发重要也就不足为奇了。

与技术合作伙伴保持交流不仅能确保紧跟当前趋势,同时也有助于使会议保持现代化并引领技术潮流。其他原因:并非所有策划者都是科技通,这意味着与精通科技的协作者合作可节省时间和金钱。例如,依靠若干项技术解决方案,而非采用一套提供全方位服务的软件解决方案(如万豪的手机会议服务 APP)可能会给策划团队带来组织方面的困扰。技术合作伙伴可提供解决方案,以消除潜在的软件问题。

针对“单打独斗”的策划者

有时,策划者除了自身能力外再没有其他资源可用,没有关系。在策划者没有团队帮助的情况下,主动开展必要的研究,以确保其技术可满足会议目的,这很重要。

说到活动预算,不妨避免再使用会产生人为错误的电子表格,尝试一下预算软件。在技术方面,不要过于复杂:充分利用社交媒体和您熟悉的其他平台,而非选择新的系统或平台。这样,如果在会议期间出现任何技术问题,您就能立即解决,而不必依赖客户服务代表。
 

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