Clever Carly:如何就取消会议进行沟通

当紧急情况迫使您取消会议时,与利益相关者的交谈策略

尊敬的策划员们!

我相信所有人都会同意,在会议计划上倾注如此多的时间之后,我们想要的唯一东西就是成果丰硕的活动。但有时候,大自然有其他想法,而恶劣的天气也会危及会议的成功。当然,您永远不会想要取消会议,但有些紧急情况可能需要我们重新略做调整或彻底取消会议。

取消会议确实令人遗憾。在活动的先导阶段,不对错综复杂的决定做出规划会很困难——不只是在后勤保障上如此,也是由于我们很难眼睁睁地看着所有的艰苦付出皆付诸流水——更不用说还要承担与供应商、赞助商和出席者进行沟通的后果。和大多数事情一样,有些策略会比其他的策略更有效,而每一种策略都取决于您在与哪一方进行沟通。“会议取消了。就是这样,很抱歉!”这种回复绝对是不恰当的。

不论您是想制定自己的应急沟通计划,还是改善现有计划,以下是我对于您与关键的会议利益相关者交谈的建议:

针对供应商

与您的场地管理者、演讲者、技术合作伙伴及其他任何您可能会合作的人的沟通都是非常微妙的。当然您不得不传达坏消息,但需要以努力保留未来合作关系的方式传达。为避免任何沟通错误,如有任何变动应尽快通知他们,并直接致电与其联系。通过电话方式让沟通更加私人化,将伤害感情的几率降至最低,即使这是大自然的错误,这种伤害感情的感觉依然会出现。然后,利用正式的书面声明跟进此次对话。如果将来出现任何合约问题,这能为当事双方提供一些法律保护。

针对赞助商

赞助商付出时间和金钱来参加活动,却不能对其捐赠采取行动,这可能又是一场艰难的对话——特别是当 53% 的策划员都表示找到赞助商最具挑战之时。在与赞助商讨论某个紧急会议时,请提前准备好可能的让步,以代替变更(或取消)的活动。可能这会是您在当前另一个会议上开展合作的机会,或是在重新安排的活动中增加他们的赞助和存在感的机会。无论怎样,将此次对话作为讨论未来合作的机会,可以展现您对他们工作的欣赏,也会让赞助商今后更加倾向于与您合作。

针对出席者

如果您筹划了的一项重大活动(我不怀疑您已经策划了!),您的出席者可能正在为您的活动而兴奋忙碌—— 因此取消活动或变更日期之类会导致他们无法出席的消息,都可能令他们失望和不满。您的目标是让与会者倍感愉快并在即使有会议变化的前提下也准备好下次活动,因此您应当坦诚地主动沟通。坦白说明恶劣天气对活动造成的危险,以及您和您的团队用了多久才最终决定取消活动是最安全的做法。

并且,如同与供应商沟通一样,尽量保持谈话的私密性。发送单独的说明可能不现实,但一封群发电子邮件可能会让人心生厌烦。确保在邮件中说明出席者可以咨询的联系点,以便提出问题或进一步交谈。例如,在活动网站上您可能设有专门的电子邮件地址、热线或页面,以解决任何与重新安排或取消活动相关的问题。

再强调一次,取消会议可能是件令人头痛的事情,在彻底取消之前,请穷尽所有方案挽救您的活动。也就是说,安全永远是您关心的头号问题,如果大自然处事不公,是否挑战她不是由您决定的。快速有效地与会议所有的主要参与者沟通,是您最安全的选择。

下次再见,
Clever Carly


 

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