Clever Carly:走进董事会议室

在战略会议策划之初,与利益相关者进行接触

忙碌的策划者们,大家好!

谈及会议客户目标,您先要了解他们。也就是说,在着眼细节之前,您需要清楚地了解客户希望活动能取得哪些成果。

听上去很简单,对吗?

问题在于客户并非总能提供这些关键信息。他们可能知道自己大概想要什么,但很难表达出来。或者,他们可能告诉您宽泛的目标——例如:“推广一项新产品”或“提升销售量”——但并没有向您提供目标背后的相关信息。

不论何处缺乏沟通交流,您都将需要进行详细调查了解——这通常需要与利益相关者直接沟通。只有一种解决方案:您必须走进董事会议室,或是会议室、办公室、咖啡店与他们面对面交流。不论他们在哪里会面,您都需要参与其中。

获得董事会参会许可的正确方式

由于董事会地位很高,作为局外人请求参加他们的会议,本身来讲会显得十分尴尬,但却非常必要。为确保事情能够顺利进行,您可以告知客户您希望了解哪些信息。然后,向客户解释为什么这些细节会有助于策划流程,以及它们会如何帮助您实现客户的终端目标。

如果您被拒绝,应该怎么办

如果您还未收到董事会议室的邀请,或是您的请求完全被忽略,您可向客户提供您的问题列表,请客户代为询问。在某些情况下,您可能还会获得一份会议记录。

会议期间

认真听取利益相关者的发言并做记录非常重要,但不要忘记,您也是其中的参与者。在必要时请发言人解释说明,并与会议组织者合作,在会议议程中安排一些问答环节,以便您能直接与利益相关者对话。

提前准备好您的问题列表,对于棘手话题,不要害怕进行深究。询问类似“为何不这么做?”的问题,这将有助于您了解客户现在和此前实现目标的方法、未能成功的原因以及您可以在哪些方面进行改进。

完成议程中讨论活动的环节后,如要进行机密话题或与您无关的话题讨论,会议组织者可能会礼貌地请您离开。但是没关系,您已参加了会议,并且收获了策划一场精彩活动所需的信息,这就足够了。

下次再见。

预祝顺利,
Clever Carly

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