重塑年度会议的 3 种方式

用活动创新让出席者反复参加活动

许多组织机构都会召开年度会议和活动来提高品牌认知度、吸引粉丝社区参与稳固客户忠实度。对于主办这种活动的策划者,实现这些目标通常始于提高出席者数量。

虽然增加出席者是优先目标,但根据 2019年会议行业现状报告,大多数活动的人数增长十分有限。

所以,是哪里做得不对?

与一次性会议不同,年度活动总是受过时元素的拖累,如某种会议设计或议程结构。要吸引新观众和增加出席者数量,策划者必须拿出新东西。换句话说,他们必须对年度会议进行足够程度的重塑,让会议与之前的活动不同,但仍然保有总体目标并尊重历史。

不确定怎么开始?以下是为年度会议增添新意的三种方式:

重新调整议程和设计。

吃一顿欢迎早餐,然后是数小时的演示,然后用一顿交际晚餐来结束一天。是不是如此?

这种陈旧的会议结构和议程年复一年,让人生厌。那么,可以添加什么元素甚至能让参加过很多次会议的人感觉新鲜?

更换发言人是一种给每场会议都增添花样的简单方式,但您可以挑战自我,从会议布置创意下手。例如,尝试不同的座次风格、照明技术和背景。其他选项:考虑一种让出席者定制个人安排的会议体验。

在您探索如何改善年度会议时,回顾去年不尽人意之处也十分重要。在某个领域的活动后反馈中,有没有一些普遍存在的反响可供您改善会议?把这些反馈当作入手点来升级活动元素。

增加主题。

在活动举办中,这是一个老生常谈的问题:要主题还是不要主题? 但对于年度会议,答案很明确:一定要主题。

为什么?首先,许多年度会议都有每次必有的议程。并且如上所述,总是谈论相同的话题很快就会显得沉闷。为会议确定主题,让策划员有机会为无法绕开的重复内容提供新的视角。

有策略地使用主题,可以让活动的方方面面紧密联系在一起——这意味着主题是一种将会议内容推销给潜在出席者的理想方式。对于回头客,主题能将这次会议与以往的会议区分开来,而新客人会对他们参与会议能获得什么体验获得更好的理解。

换个目的地。

每次都在同一座场馆或城市举办年度会议?考虑每年选择一个新地点。大家都喜欢旅行,探索一个新目的地的机会将会促使人们注册并参与。事实上,研究显示地点对于会议的未来起着重要的作用:出席者希望得到清晰的空间感和与主办城市之间更深的联系。

研究还显示,对旅行的期待让人们感到快乐——有时比旅行本身还令人快乐。这不是说您的活动会失去竞争机会,而是说提供新的探索体验所产生的会前气氛是在同一个地点举办会议无法实现的。

对于策划员来说,目的地也有机会为会议议程提供新鲜感。所以要寻找向会议地点表达尊重的方式,给出席者融入当地文化的机会。例如,也许客人可以参与当地社区活动,或者他们能够在休息时间体验步行游览。

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