高效能会议策划员的 7 个习惯

关于这本非常成功的商业书籍,宴会策划专家们应该知道些什么

尊敬的策划员们!我是 Clever Carly。

作为活动策划专员,我们喜欢合作型社区。从特定的会议网站和标签,到播客和行业会议,我们可尽情寻找灵感和获取分步指南。然而,一个创意要想脱颖而出,成为经久不衰的文化精粹,在时代的聚光灯落幕之后仍值得重温,这样的情况却并不多见。Stephen Covey 所撰写的《高效能人士的七个习惯》(The 7 Habits of Highly Effective People)一书正是这样的一个里程碑,它已出版近 30 年。如果您还未曾读过此书,很可能您隔壁间的同事就有一本,您不妨借来一读。

该书的要点很简单:成功人士都有相同的学习特点:从保持积极主动,到团队紧密合作,再到不断学习。虽然您可以直接将书中所述的七个特点应用到工作中,不过我还是根据会议行业特点进行量身定制,对原本的模式进行了相应的调整。

因此,基于 Stephen Covey 的观点,加上我的略微调整,就有了非常成功的活动策划专员的七个习惯:

1.他们意识到工作的一大部分是会议筹备。

Covey 在书中强调,消极被动(较之积极主动)会阻碍成功。对于会议策划员而言,这样的理念是毋庸置疑的。这似乎是显而易见的(毕竟我们是策划员),但是,您知道出席者将于何时到达以及如何到达吗?您是否考虑过他们所使用的交通方式?您的主题发言人是否做好准备?技术是否已妥善实施?一切准备就绪了吗?当然,这些只是您在活动前几周和几天内需要回答的一些问题的示例。主要目标?保持积极主动。尽可能提前解决任何可预见的问题。

2.在参加活动时要有明确的目标。

Covey 提到的第二个习惯是“以终为始”,也就是说,您所采取的每一个行动都应该有目的和最终目标。同样,如果您举办会议不是为了达成或超越一个既定目标,那么您很可能需要重新开始。

您的客户在寻求什么特定结果?如果您在突出展现一个新产品,那么,您是否有完善的方式来引导出席者在活动结束后进行购买?如果社交是首要目标,宾客在活动后将如何交流?直观地阐释最终目标,并确定您在会议期间需要采取的每个行动,以达成该目标。当然,您可能还想要确定这是一个决策、集思、社交、庆祝、教育、创作还是推广活动

3.他们知道要专注于真正重要的事情。

在会议前后及会议期间,您很可能会面临很多需求、抱怨、问题和任务。尽管您很容易开始全力以赴解决这些问题(毕竟,您是一位成就突出者!),但当您决定何事最重要时,记住 Covey“要事第一”的建议也会很有帮助。

尽管根据您所在组织机构的紧急需求的不同,重要性级别也颇具主观性,但该建议还是可以帮助我们提前确定要解决哪些问题(以及哪些问题可以暂不处理)。如果一道秘制菜肴的特殊食材未能及时备好,这是否比确保所有宾客都已顺利到达更加紧急呢?或许不能。虽然面对诸如食材缺失这样的问题会让您分神,但这并不会影响您展示的重要部分。

4.他们精通科技和社交。

Covey 在第四个习惯中说明了双赢的意识形态如何推动成功:当您尊重别人的期望时,您自己的成功就会随之而来。宾客有什么期望呢?根据近期国际会议中心协会(IACC)开展的一项有关未来会议室的调查,宾客期望看到更宽敞的空间、更好的科技配备。所以,如果您希望自己的会议成功,满足宾客的这一期望可能是个好主意。

正如调查所表明的,80% 的会议受访者表示,在未来五年,交互技术的使用将变得更加重要。此外,92% 的受访者表示,他们对稳定 Wi-Fi 网络的依赖也会增加。

对您而言,这意味着:人们不仅想出席您的活动,他们想要进行互动。这是否意味着,生成独特的标签或采用 Snapchat 滤镜(正如我们先前谈到的)、现场直播重要时刻甚至设置数字照相亭、利用社交媒体来模糊先进科技与现实生活间的界限将是您的最佳选择。

还有,同时确保真正稳定的宽带连接。

5.他们与听众的要求一致。

Covey 的第五个习惯是“知彼解己”,该理念在使我们保持谦逊的同时,提醒我们要扩展视野。毫无疑问,您是一位创新者,一位能做出非凡成就的策划大师。但是,仅仅因为您对一场会议能够且应该如何召开有着宏大的愿景,这也并不意味着您的听众或团队也有相同的愿景。即使您是负责人,也要时刻记住您身边人的需求、需要和想法。

这就引出了成功会议策划员的下一个习惯…… 

6.他们是最终的团队合作者。

说到倾听您身边人的想法,富有效率的会议策划员知道如何以尊重和高效的态度来开展团队合作,这就是 Covey 说的“统合综效”。他解释道,作为一个团队达成的目标远超一个人单独取得的成功。并且,由于会议策划员必须应对很多变动,我们了解,依靠积极主动的、具有支持精神的团队是至关重要的。尽管您有可能会提前完成任务,但不妨试着将责任委派给他人。这会展现出每个人最好的一面。

7.他们从未停止学习。 

无论是阅读 MeetingImagined.com 上的文章,还是出席年度活动策划会议,非常成功的会议策划员从未停止学习(或正如 Covey 所说的“不断更新”)。

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您一直以来的有效指导,

Clever Carly

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